Starterpack zur Einführung von Video-Meeting-Tools

In den nachfolgenden Punkten wird erläutert, wie Schritt für Schritt bei Einführung von neuer Software – insbesondere bei Video-Meeting-Tools vorgegangen werden sollte, um den Datenschutz gewährleisten zu können. Gerade sind Online-Meetings sinnvoller denn je. Allerdings sollte ein Unternehmen bei der Auswahl und der Einführung neuer Techniken („Verfahren“) bestimmte Schritte beachten.

Dieses Starterpack soll Ihnen ermöglichen, die Auswahl und die Prüfung von Video-Meeting-Tools schnell und in dokumentierter Weise vornehmen zu können. 

Wir empfehlen die Einführung eines neuen Verfahrens in vier Steps zu unterteilen.

Änderungen an Systemen
Soll im Unternehmen eine neue Software eingeführt werden, so sollte durch die zuständigen Stellen, wie IT Abteilung, Datenschutzbeauftragter, Geschäftsführung, Compliance Management etc. die Software gleich zu Beginn auf Sicherheit und Zulässigkeit sowie auf weitere Faktoren wie Wirtschaftlichkeit und Handhabung geprüft werden.

Solch ein Änderungsprozess sollte organisatorisch gesteuert und alle Änderungen und dazugehörige Entscheidungsgrundlagen dokumentiert werden. Das gilt sowohl in der Betriebs- als auch in einer Testumgebung.

Vorgehensweise
Gerade bei webbasierten Anwendungen muss auf die Datensicherheit besonderes Augenmerk gelegt werden, da diese mit dem Outsourcen der personenbezogenen Daten einhergehen. Grundsätzlich aber kann man nach einem klaren Schema auch bei der Einführung von Video-Meeting-Tools vorgehen: 

• Prüfung Zulässigkeit nach DSGVO
• Schutzbedarfsermittlung / Technische und Organistorische Maßnahmen
• Erstellen der Betroffenen-Informationen
• Erstellug der Verfahrensbeschreibung

In den Anlagen erhalten Sie exemplarische Vorlagen.

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